Platon et le contrôle de gestion, à priori l’association paraît pour le moins incongrue. Mais la philosophie offre des terrains très fertiles d’exploration du réel, et nous avons pris notre élan pour franchir le rubicon (sic). Nous nous appuierons ici sur la fameuse « Allégorie de la caverne ».
L’allégorie de la caverne
L’allégorie décrit des individus enchaînés, depuis leur naissance, dans une caverne, percevant des ombres projetées sur un mur comme la réalité. Quand un prisonnier est libéré, il découvre un monde extérieur et réalise que les ombres étaient des illusions. Il décide de retourner dans la caverne pour apporter à ses pairs cette connaissance du monde extérieur. Mais ceux-ci, incapables d’imaginer ce qui lui est arrivé, le recevront très mal et refuseront de le croire. Platon conclut l’allégorie sur une question : « Ne le tueront-ils pas ? ».
Quels liens avec la pme ?
Une perception de la réalité tronquée et imparfaite
La disparité des outils que nous utilisons chaque jour, qui, tous, produisent des monceaux de données qui nous submergent parfois, ne nous permet pourtant pas, où que l’on se situe dans l’organisation, de toujours disposer d’une information précise et complète. Tels les ombres et les échos dans la caverne, nous fabriquons l’information avec quelques données, des projections, des estimations, des valeurs approchées.
Une prédominance des sentiments
Ne pouvant pas toujours s’appuyer sur un corpus robuste et complet d’indicateurs clés, l’analyse de l’activité fait aussi régulièrement appel à nos perceptions. Il n’y a qu’à participer à une réunion de production ou à une réunion commerciale pour saisir à quel point les ressentis peuvent troubler le regard que l’on porte à la pertinence de telle action commerciale, à la rentabilité de tel projet, au succès de tel produit ou service…
Un manque de vision globale et de profondeur
Bien sûr, dans toute entreprise, il existe des îlots de certitudes : les comptes de résultats et bilans, le suivi des frais refacturables, le suivi des commandes signées, les soldes de trésorerie… Non réconciliées, ces données ne permettent néanmoins pas de se faire une idée globale de la performance, ni d’y naviguer (de la rentabilité globale vers la rentabilité par projet, ou le contraire, par exemple). Dans l’allégorie, l’individu libéré accède à la connaissance lorsqu’il devient autant capable de saisir l’entièreté du paysage qui se déploie devant lui que les moindres détails qui le compose.
Comment sortir de la caverne ?
Tout ce dont vous avez besoin existe déjà (ou presque)
Vous utilisez de multiples applications dans le cadre de votre activité : comptabilité, CRM, gestion de projet, time-tracking. Toutes ces applications recèlent donc de données, souvent accessibles, qui sont indispensables à vos opérations et qui s’avèrent aussi très utiles dans le cadre d’un projet de contrôle de gestion.
Le triple défi de la convergence des données
Le défi de la qualité
Comme en cuisine, la qualité des ingrédients est primordiale. Les données utilisées dans le cadre d’opérations de gestion cruciales (la facturation par exemple) sont généralement robustes, complètes et structurées sans effort supplémentaire. Les données moins cruciales peuvent requérir de mettre en œuvre des processus plus contraignants (et partagés) pour gagner en qualité.
Le défi de l’accessibilité
Toutes les applications ne proposent pas le même niveau d’accessibilité à leurs données. Les plus modernes proposent des accès via une API, d’autres des modalités d’export de tout ou partie des données. Il peut être plus ardu d’accéder aux données d’applications plus anciennes. Sans accès, pas d’analyse possible.
Le défi de la structuration
Les données en provenance d’applications différentes sont généralement de structures hétérogènes. Donc, avant de pouvoir les exploiter, un travail approfondi de réconciliation des données sur un format unifié est indispensable. Cette opération est un préalable à leur injection dans une table unique (aka « datawarehouse ») d’où elles pourront être utilisées à des fins d’analyse.
Les outils de la visualisation
Dans un monde idéal, vos données sont donc robustes, structurées et accessibles. A partir de là, vous imaginez bien qu’elles sont aussi foisonnantes, détaillées et difficiles à interpréter.
C’est là qu’entrent en jeu les outils de la data visualisation, dont l’objectif est de rendre intelligibles et utiles les analyses de vos données. Comment ?
Le bon langage tu parleras
Il serait illusoire d’imaginer inculquer une culture financière approfondie à l’ensemble des collaborateurs. Un des intérêts des outils d’analyse visuelle réside dans la liberté qu’ils offrent en termes d’élaboration de tableaux de bord. Quand c’est nécessaire, nous pouvons donc abandonner le jargon financier pour adopter les terminologies qui font partie de votre culture d’entreprise et qui désignent des objets d’analyses compris de tous. Par exemple : la « marge projet », le « pipe commercial valorisé »…
A chacun son tableau de bord
De même, tous n’ont pas les mêmes besoins en fonction de leur place dans l’organisation. Les outils de visualisation permettent d’élaborer pour chacun les tableaux de bord qui lui seront vraiment utiles (tout en restant cohérents entre eux, c’est là une partie de la magie). Il existe souvent 5 types de tableaux de bord :
• Suivi de la mise en œuvre stratégique
• Suivi commercial
• Suivi de la production
• Financier
• Investisseurs / financeurs
De l’intérêt du « Drill-Down »
Le « Drill-Down » consiste en la capacité des outils de visualisation à proposer une exploration approfondie de la donnée. Par exemple :
• de la rentabilité globale à la rentabilité par BU, par projet ou par produit.
• du chiffre d’affaires à la performance commerciale par BU, par produit, par client, par collaborateur commercial, par zone géographique, par secteur d’activité…
C’est donc un outil très puissant d’animation de la mise en œuvre stratégique, qui permet d’engager les collaborateurs en démontrant à chacun les contributions.
En conclusion
Pouvoir fonder la prise de décision sur une analyse factuelle des performances de l’entreprise n’est pas une option. Toute entreprise aujourd’hui possède, peu ou prou, en son sein le corpus de données nécessaire pour produire une analyse de qualité. Les outils de la data visualisation, désormais accessibles, permettent d’exploiter cette donnée pour la rendre intelligible et utile. Pour autant, et ne pas donner raison à Platon (« Ne le tueront-ils pas ? »), mettre en œuvre un tel projet dans votre organisation implique d’y associer les collaborateurs et de leur démontrer tout l’apport de ces analyses (les bénéfices ne manquent pas !) dans l’exercice de leur activité.
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