Ekipa : passer du management traditionnel à la méthode agile

Les Baroudeurs de l’Innovation Managériale, Claire et Caroline, sont passées par l’Indonésie. L’occasion d’une rencontre avec Ekipa, une startup qui accompagne les entreprises dans leur transition managériale.

Aujourd’hui nous avons rendez-vous avec Wahid Nurdin qui a plus de 8 ans d’expérience dans le monde informatique. Sa passion pour la recherche et l’application du modèle agile au sein des organisations l’a amené à apprendre et mettre en œuvre la méthode de management agile dans de nombreuses entreprises en Indonésie, en Inde mais également à Singapour. Avant de fonder Ekipa, Wahid a fondé la communauté Agile Circle Bandung en 2016. Wahid nous explique qu’il était important pour lui de comprendre le marché, les défis et les problèmes que devaient affronter l’Indonésie et l’Asie en général avant même de commencer son entreprise. 

Aujourd’hui Wahid travaille donc pour son entreprise Ekipa. Celle-ci est une agence agile de coaching et de training qui emploie environ 20 personnes. Chez Ekipa, il y a volontairement autant de femmes que d’hommes. Pour Ekipa, dans un monde hyper connecté et globalisé, les clés du succès pour les entreprises sont : la communication, la collaboration, l’innovation et une stratégie circulaire en forme de boucles axées essentiellement sur le client. Ekipa compte des grands noms parmi ses clients : Unilever Indonesia, AXA Service IndonesiaPermata BankMNC Insurance. Mais Ekipa vend également ses services à de nombreuses startups indonésiennes. Wahid nous explique que tous les clients d’Ekipa sont situés à Jakarta, car il s’agit du véritable poumon économique de ce pays aux 17 000 îles.

Selon Wahid, la création de valeur fondamentale de chaque organisation est ancrée dans ses équipes, ses idées et ses produits. Des employés motivés génèrent selon lui de la valeur plus rapidement et cela conduit à un succès commercial pérenne. 

L’ADN d’Ekipa : ouverture, soif d’apprentissage, autonomie et absence de manager

L’union fait la force

Ekipa a choisi d’abandonner le système de management traditionnel. En effet, il n’y a pas de patron, ni de manager vers qui se tourner. Les rôles des équipes sont fluides, il n’y a aucune description de travail. Chaque employé est libre de créer, modifier ou supprimer des rôles s’il juge nécessaire au sein de son équipe. Si un employé pense que quelque chose va ajouter de la valeur à l’équipe alors c’est à lui de prendre la mesure et de la mettre en place.

Cependant, les rôles des employés sont décrits dans un document. Une fois par mois l’ensemble des collaborateurs d’Ekipa se rassemblent afin de faire une rétrospective globale de l’équipe. Lors de ces réunions, les équipes discutent des rôles actuels et proposent des ajouts ou des modifications. Une fois ces modifications faites, chaque employé est responsable d’assumer clairement ce rôle.

Les employés d’Ekipa doivent entièrement être autonomes

Personne ne viendra contrôler si le travail est effectué, c’est à l’employé de se manager et de se challenger lui-même. De même chez Ekipa, il n’y pas de chef à proprement parler, il y a donc absence totale de hiérarchie. Ekipa se considère comme une organisation 100 % autogérée, l’ensemble des employés est propriétaire de l’entreprise, tous partagent le succès et les revenus de l’entreprise.  

Chacun choisit le projet auquel il veut contribuer

Chaque employé peut choisir le projet sur lequel il a envie de travailler, il peut choisir le projet sur un « tableau digital » mis en ligne sur une plateforme pour les employés et s’inscrire librement dessus. S’il y a plusieurs personnes inscrites sur le même projet, alors il y a un vote avec tous les membres de l’équipe. S’il n’y a pas de boss ou de manager cela ne signifie pas que l’employé ne peut pas demander de l’aide, au contraire ! Il est incité à toujours aller demander de l’aide à ses collaborateurs s’il ne parvient pas à résoudre un problème.

Ouverture d’esprit, empathie et apprentissage :  les valeurs phares d’Ekipa

Ekipa incite ses employés en permanence à se renseigner et à apprendre de nouvelles choses. Pour se faire Ekipa a créé un livre en ligne destiné à ses employés. Nous interrogeons Wahid sur la pertinence de ce livre en ligne, mais Wahid nous affirme que les employés viennent régulièrement feuilleter les pages virtuelles de ce livre afin de trouver des réponses à des problèmes qu’ils rencontrent lors de leurs projets ou pour être toujours plus performants.

 

Ekipa : une entreprise agile en transformation permanente

Un système auto-organisé qui passe par une totale transparence financière

« Les équipes d’Ekipa sont responsables à 100 % de générer des bénéfices » nous explique Wahid. 

Ekipa offre alors une totale transparence concernant les informations financières. Les équipes doivent prendre elles-mêmes des décisions éclairées en fonction des informations financières disponibles. À la fin de chaque année, un pourcentage des profits est partagé entre les équipes, et ce sont les équipes qui, sous forme d’un vote, décident de la répartition des salaires entre ses membres. C’est pourquoi, Ekipa se considère comme un « système auto-organisé ».

La mise en place d’équipes inter-fonctionnelles autonomes

« Le plus grand changement pour une entreprise qui souhaite devenir agile consiste à supprimer les départements de l’organisation (marketing, ventes, finances, opérations…) » nous explique Wahid. 

Ainsi, chez Ekipa, il n’y a plus de départements, le but étant de tendre vers des « équipes inter-fonctionnelles ». Ekipa appelle ses équipes des « squads » (i.e. escouades). Ces squads travaillent sur des flux de valeur, un service client ou encore un produit spécifique et sont entièrement autonomes. 

Inspiré des écrits de Frédéric Laloux – comme Reinventing Organizations – , Wahid nous explique en quoi Ekipa est une entreprise agile. Tout d’abord, l’agilité au niveau d’Ekipa implique la capacité de toute l’entreprise à réagir rapidement, de manière innovante et créative, à l’évolution des conditions du marché. Ekipa facilite également la prise de décision dynamique et autonome. Le niveau d’agilité dans une entreprise est contraire à celui des organisations traditionnelles où est conservé un avantage concurrentiel durable ! Wahid nous confie qu’aujourd’hui à Jakarta environ 60 % des entreprises sont encore considérées comme « traditionnelles » mais que les choses bougent rapidement.

Repenser la façon de traiter le « pouvoir » et le « contrôle » par rapport à l’autonomie pour toujours plus d’agilité

« Chez Ekipa c’est simple, on n’a pas de manager, on est tous au même niveau » nous explique Wahid. 

Ce dernier nous explique qu’Ekipa donne aux équipes agiles les moyens de regrouper et réorganiser leurs activités de manière continue. Ainsi, Wahid nous explique que tout repose sur une très grande confiance entre les différentes équipes. En revanche, si chez Ekipa il n’y a pas de manager qui « contrôle » à proprement parler que le travail soit bien réalisé, il y a des « entraîneurs agiles » dans chaque équipe qui ont pour rôle de veiller à ce que l’équipe fasse les choses correctement et réalise les objectifs fixés.

Apprendre et grandir face à l’échec

 Chez Ekipa, les employés discutent ouvertement de leurs échecs lors de réunions et tentent d’en sortir des conclusions. « Cacher ou négliger d’apprendre de l’échec est inacceptable […] mais nous nous concentrons plus sur les forces que sur les faiblesses, plus sur les opportunités que sur les problèmes » poursuit Wahid. De nouveau, nous retrouvons le modèle Federer : travailler toujours plus sur les forces afin de les exploiter pleinement au lieu de s’acharner sur les faiblesses.

Les employés sont libres de gérer leur temps comme ils le souhaitent

Les employés sont responsables de leur propre apprentissage, ils décident les formations auxquelles ils souhaitent participer, quels livres ils doivent acheter si nécessaire et quel processus de conseil utiliser pour décider. Les employés sont également responsables de l’utilisation judicieuse de leur temps. Très peu des employés passent du temps sur leurs lieux de travail et sont souvent plus chez les clients et sur le terrain. Ekipa veille à ce que ses équipes s’instruisent en leur offrant un contenu : un livre virtuel réalisé par Hugo Messer le fondateur d’Ekipa et Wahid.

« Nous visons à être aussi productifs que possible pendant que nous travaillons » poursuit Wahid. C’est pourquoi ce dernier nous explique que chez Ekipa la seule chose qui compte ce sont les résultats. Ainsi, tant que les résultats sont bons l’employé peut organiser son emploi du temps comme il le souhaite ! Il n’y a donc pas d’horaires fixes de travail.

Les décisions sont prises sur la base du processus de conseil

Si un employé d’Ekipa considère qu’une décision doit être prise alors il en est le propriétaire. Wahid considère en effet que les employés peuvent prendre la plupart des décisions par eux-mêmes. Si l’employé a besoin de l’aide des autres collègues, Wahid nous explique qu’il ne doit jamais hésiter à demander conseil à ses collaborateurs, puis prendre la décision et passer à autre chose. Ce processus de conseil comporte plusieurs étapes. Un employé identifie un problème ou une opportunité et prend l’initiative ou alerte quelqu’un de mieux placé pour le faire. Avant de soumettre une proposition, le décideur peut demander l’avis à ses collaborateurs pour connaître les perspectives de la décision proposée avant de passer à l’action. L’initiateur fait alors une proposition et demande-conseil aux autres personnes concernées ou possédant une expertise plus approfondie sur le sujet. Si le décideur ne peut pas prendre la décision par lui-même, des réunions en équipes sont alors organisées et ils prennent la décision ensemble.

Organiser des réunions régulières pour plus de productivité

« Toutes les réunions sont obligatoires » nous explique Wahid. Ekipa utilise un outil : SCRUM qui est en fait un cadre lié aux méthodes agiles de gestion de projet. Grâce à cet outil Ekipa organise différents types de réunions : 

  • La planification des SPRINTS : tous les lundis matin Ekipa planifie des SPRINTS afin de décider ce qui se fera pendant la semaine. Chaque membre de l’équipe créé ou s’approprie des billets à partir d’un tableau Trello. 
  • Les réunions quotidiennes : chaque jour, les employés doivent participer à un appel Skype de 5 à 15 minutes pour répondre à 3 questions seulement : qu’avez-vous fait hier, sur quoi travaillez-vous aujourd’hui, rencontrez-vous des problèmes ? 
  • Les démonstrations : ces réunions ont généralement lieu chaque vendredi après-midi, les membres de l’équipe partagent ce qu’ils ont accompli au cours de la semaine.
  • La phase rétrospective : tous les mois, les équipes organisent une rétrospective globale dans laquelle elles discutent de ce qu’elles peuvent améliorer en tant qu’équipes. Dans cette réunion, les membres des équipes peuvent ajouter, modifier, supprimer des rôles. 

Un processus d’embauche collaboratif en lien avec les valeurs des employés d’Ekipa

Le processus d’embauche chez Ekipa est un processus collaboratif, c’est-à-dire que chaque employé a son mot à dire. Chaque membre d’Ekipa peut interagir avec le candidat s’il le souhaite et peut faire savoir s’il veut assister à l’entretien du candidat. Wahid nous explique que cela permet « d’être à 100 % certain de la personne que l’on va engager ». Ensuite, il y a un vote qui inclut tous les employés d’Ekipa pour savoir si oui ou non, ils souhaitent intégrer le candidat dans leur équipe. 

« On veut construire un écosystème pour les entrepreneurs et nous dirigeons notre entreprise comme une communauté »

Don’t tell me what to do” – “Ne me dis pas ce que j’ai à faire”

Wahid nous explique que l’esprit entrepreneurial est probablement la valeur phare quirègne chez Ekipa. Chaque employé d’Ekipa a un t-shirt sur lequel est noté « Don’t tell me what to do ». Cela témoigne encore une fois de la forte autonomie dont doivent faire preuve les employés d’Ekipa. « On encourage nos employés à être des entrepreneurs, à savoir ce qu’ils doivent faire sans demander aux autres, à prendre les décisions par eux-mêmes […] on veut qu’ils soient autonomes et agiles. » continue Wahid.

Organiser des trecks en montagne dans les hauteurs de Bandung afin de souder les équipes et résoudre les problèmes dans un environnement au contact de la nature

Pour renforcer les liens entre les membres de ses équipes Ekipa organise des randonnées et des weekends à la montagne dans les hauteurs de Bandung. « Le but est d’aller loin de Jakarta et se perdre dans la nature […] on réfléchit alors et on discute des problèmes récurrents dans une atmosphères calme et propice à l’échange » nous explique Wahid. Le Co-fondateur de Ekipa continue en nous expliquant qu’au contact de la nature les barrières tombent plus facilement et que les employés n’hésitent pas à parler des problèmes qu’ils rencontrent au travail. « Le but est de casser la glace et de voir ce qu’on peut faire après » nous confie Wahid. A noter que ce genre d’initiative sportive au contact de la nature est très ancré dans la mentalité javanaise.

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