Altman Partners a décidé d’accompagner le projet des Baroudeurs de l’Innovation Managériale, une aventure autour du monde de deux étudiantes, à la découverte des pratiques d’organisation innovantes. Découvrez ci-dessous leur rencontre avec IIH Nordic.

IIH Nordic est une agence de marketing digital spécialisée dans l’analyse des données. L’entreprise a été créée en 2005 par Steen et Henrik qui partageaient une vision commune : combiner le business et les données, afin de créer un endroit purement exceptionnel où les gens ont envie de venir travailler. IIH Nordic est une start-up qui est devenue très vite prospère. 

Aujourd’hui IIH emploie 46 personnes et il y a autant d’hommes que de femmes. « C’est une entreprise où il y a beaucoup de jeunes » nous explique Frederikke. En effet, l’âge moyen est de 41 ans. Si l’entreprise n’est pas très grande, Frederikke nous explique qu’ils sont très connus au Danemark. IIH compte d’ailleurs parmi ses clients d’importantes entreprises danoises comme Danfoss, mais aussi IKEA, Kerastase Paris, Rockwool, Médecin Sans Frontière, ainsi que des clients à Dubai. Chez IIH Nordic, les gens sont « heureux, curieux, dignes de confiance et tournés vers l’autre » nous confie Frederikke. IIH Nordic est connu pour avoir instauré la semaine de 4 jours de travail ! 

Le 4-Days-Work-Week (4DWW): la Semaine de 4 jours 

Le principe 

En 2017 IIH à mis en place le “4-days 30-hour weekday”. Depuis, les employés d’IIH travaillent du lundi ou jeudi soir, cette réduction du temps de travail n’a eu aucun impact négatif sur leur rémunération, bien au contraire ! Chaque employé travaille 4 jours au lieu de 5 tout en gardant les mêmes avantages. « On ne travaille pas les vendredis, mais à la place, on fait quelque chose pour nous, afin d’améliorer notre qualité de vie » nous confie Frederikke. Ce modèle a procuré une extrême satisfaction auprès des employés, ils sont moins malades, moins stressés, et donc plus performants. 

La mise en place du « 4-days 30-hour weekday » a également eu un effet positif sur les revenus. Des employés heureux et motivés sont des employés plus efficaces, et cela se voit d’ailleurs au niveau des résultats de l’entreprise ! Les employés se sont approprié le modèle 4DWW et en sont devenus le moteur. Cette méthode de management fonctionne très bien, car les employés savent pertinemment qu’il s’agit d’un privilège, ils savent également que s’ils travaillent de manière moins efficace, ils seront obligés de retourner à l’ancienne méthode. « Tout est dans leur intérêt » nous explique Frederikke ! 

Des employés plus productifs et en meilleure santé, des profits qui augmentent, tout en travaillant moins: utopie ou réalité ? 

En 2014 Henrik Stenmann, le fondateur de IIH et ses équipes devaient affronter une dure réalité. Les employés travaillaient environ 60 heures par semaine, étaient très stressés et débordés, n’avaient pas le temps de travailler sur ce qu’ils aimaient, et IIH ne parvenait pas à retenir les talents au sein de l’entité. 
C’est pourquoi, un jour, Henrik a rassemblé son équipe pour brainstormer afin de changer la situation. Une idée géniale est sortie comme une blague : « Travaillons 4 jours par semaine, je suis sûr que nous serons plus productifs ! ». Finalement, la blague a été prise au sérieux, et tout le monde a commencé à se sentir concerné par le projet. En revanche, Henrik savait pertinemment que pour que ce modèle fonctionne, il fallait une très grande collaboration et cohésion entre les employés : « If we want to be successful with a 4 days work week we have to be like an orchestra, let’s do it together ! » – « si on veut que ce modèle fonctionne, on va devoir travailler en concert, faisons-le ensemble ! »

Bien sûr, les débuts ne furent pas faciles puisque les employés n’étaient pas réellement prêts à changer leurs habitudes. Henrik a réalisé qu’il devait apprendre plus sur le changement de management et élabora donc un plan afin de fédérer tous les employés. Quelques années plus tard, on peut dire qu’Henrik a relevé le challenge avec brio ! 
Afin que ce modèle du 4DWW fonctionne, IIH Nordic a mis en place une formule : 

Connaissance + outils + comportement = productivité

L’importance de la connaissance et de l’apprentissage 

IIH a réalisé des vidéos afin d’expliquer le changement de management à ses employés. Pour Frederikke, les gens se souviennent généralement mieux des vidéos que du texte, c’est aussi un moyen très fonctionnel pour les nouveaux employés qui doivent comprendre comment fonctionne l’entreprise.
IIH utilise également du “digital speed learning” afin d’améliorer la vitesse d’apprentissage du modèle de l’entreprise. Ils utilisent des « flash cards », un moyen mémo-technique qui s’est révélé très satisfaisant !   

IIH Nordic utilise aussi les réseaux sociaux afin de partager de l’information et d’améliorer la collaboration. Ils utilisent beaucoup Yammer et Slack afin de réduire le nombre d’e-mail. Yammer est une sorte de « Facebook for Work », ce réseau permet de constituer des groupes dans lesquels les employés peuvent publier et partager du contenu fun ! « Par exemple grâce à Yammer tout le monde sait qu’aujourd’hui c’est l’anniversaire de Jasmine et on essaye de célébrer son anniversaire avec nos moyens de petite entreprise […] Ici c’est très informel, on s’offre des cadeaux, il y a un vrai sens de la reconnaissance, si un employé a fait du bon boulot, il n’est pas rare que ses collaborateurs lui offrent un cadeau » continue Frederikke. 

IIH Nordic travaille également avec Trello Board afin d’avoir une totale transparence entre les employés. 

Les outils : “comment un seul outil peut faire autant qu’une centaine d’employés et permettre d’économiser des centaines d’heures de travail ? »

Frederikke nous confie que IIH Nordic investit dans de nombreux outils technologiques afin d’augmenter la productivité et l’efficacité de ses employés. Pour que cela fonctionne au mieux : IIH Nordic entraîne ses employés à utiliser ces outils qui les aideront dans leur tâche de tous les jours. 

« On essaye de trouver des outils technologiques toujours plus performants pour avoir des retour sur investissement bien plus importants tout en limitant les efforts ».
Par exemple, l’équipe spécialisée dans l’informatique et le digital utilise un outil Matrix qui lui permet d’accomplir ses tâches plus vite et mieux ! « C’est une façon plus intelligente de faire les choses plutôt que de se fatiguer à se tuer à la tâche » poursuit Frederikke. L’objectif de IIH Nordic est de limiter les apports par rapport aux rendements ! Frederikke nous explique que l’effort que l’on doit mettre dans une tâche doit avoir un bien plus gros effet que l’effort fourni. Évidemment, IIH Nordic accompagne ses employés dans l’utilisation de ces outils, « c’est crucial ! » nous confie Frederikke. 

«Pour moi l’innovation managériale, c’est lorsqu’on regarde les choses avec un nouveau regard. L’innovation managériale, c’est aussi trouver une nouvelle manière de penser de faire les choses. C’est dans l’intérêt de l’entreprise, mais également des employés. C’est un processus qui a pour but de donner du sens à notre travail. Ici, on essaye de limiter le travail ennuyant. Pour se faire, on essaye donc d’automatiser toutes les tâches ennuyantes. »

Adopter un nouveau comportement vis-à-vis d’autrui et du temps

Afin que le modèle du 4DWW fonctionne IIH a dû changé entièrement leur façon de travailler.

Une meilleure gestion du temps pour plus de productivité

Dans un premier temps, ils ont changé le temps qu’ils accordaient auparavant à leur réunion. Ils sont passés de réunion de 1 h par défaut (sur Outlook) à 20 min. Ils ont un chronomètre placé au centre de chaque table de réunion afin de gérer au mieux leur temps et font généralement leur réunion juste après le déjeuner. En effet, selon eux, les employés sont souvent fatigués en début d’après-midi et tant mieux, car ils vont droit au but ! Les réunions sont donc bien mieux orchestrées et il en sort de très bonnes choses dans un laps de temps beaucoup plus court. Avec cette méthode de chronomètre, IIH Nordic a une meilleure visibilité et économise ainsi environ 480 heures par mois au total ! 

La technique Pomadoro pour plus de concentration 

IIH Nordic utilise également la technique Pomadoro qui consiste à se concentrer pendant 25 minutes sur une tâche et de prendre 5 min de pause. Les employés ont au-dessus de leur bureau des petites loupiotes qui s’allument en vert lorsque les employés sont disponibles et en rouge lorsqu’ils sont dans le temps de concentration sans interruption qui leur est accordé avec les 25 min de Pomadoro ! « Vous savez nos nerds ont souvent besoin qu’on ne les interrompt pas dans leur travail quand ils codent, ils ont besoin de s’isoler » nous explique Frederikke en riant. Il y a au centre de l’open space un tableau électrique où les employés peuvent voir qui est disponible « en vert » ou qui souhaite ne pas être dérangé « en rouge ». Cela permet de gagner beaucoup de temps, les employés savent à qui s’adresser et ne perdent pas de temps à traverser les locaux pour finalement voir que la personne n’est pas disponible !

Le travail à distance n’est pas une contrainte.

Parfois, les employés travaillent à la maison, mais finalement avec le 4DWW, ils n’en ont pas trop besoin ! Selon Frederikke, ce modèle apporte plus de flexibilité et d’agilité. Bien sûr il est toujours possible de travailler à distance, par exemple, ils ont deux employés qui travaillent hors de Copenhague et un employé en Pologne qui fait du télé travail. 

Mais il y a des limites au télé-travail continu Frederikke. En effet, si les clients sont présents alors les employés d’IIH doivent impérativement être là ! IIH Nordic ne souhaite pas négliger le contact humain. « Après les gens aiment réellement venir travailler ici, car c’est calme et il y a une bonne ambiance de travail » ! Si les gens travaillent souvent de chez eux, c’est parce qu’il y a moins de bruit, « mais nous, on a essayé de régler ce problème avec notre technique de management Pomadoro ». 

IIH Nordic a opté pour l’open space afin de faire tomber les barrières entre les employés.

Nous entrons dans les locaux d’IIH Nordic, style industriel épuré, tout est en open space, le CEO travaille au milieu des employés. 

L’espace est structuré de façon tripartite. Il y a 3 équipes exécutives : 
• Le service marketing qui s’occupe de la partie réseaux sociaux
• Le service informatique qui s’occupe du content marketing et des key words
• Le département analyse qui gère le machine learning, google analytics… 
IIH Nordic utilise également la musique pour plus de concentration au travail. Apparemment, on fait moins d’erreur et on est plus productif lorsque l’on écoute une musique appropriée ! 

La collaboration, clé de la bonne entente entre collègues

Frederikke nous explique qu’il ne faut pas négliger les relations sociales entre employés. Toutes les semaines IIH Nordic organise un événement avec l’ensemble de ses collaborateurs. La semaine dernière, c’était la « summer party », IIH Nordic a loué un bateau pour l’occasion afin d’emmener l’ensemble des employés naviguer sur les canaux de Copenhague ! 

Un processus de recrutement classique mais minutieux
Frederikke qui est également responsable du recrutement chez IIH nous raconte que les phases de sélections sont parfois très longues. En effet, il faut faire le tri entre les personnes qui souhaitent réellement travailler pour IIH Nordic et celles qui ont entendu parler du modèle 4DWW, seulement intéressées par la semaine de 4 jours donc. Frederikke nous confie qu’ils épluchent longuement les profils LinkedIn des candidats, et vérifient que les candidats ont assistés à des conférences organisées par IIH Nordic…

Ici, il n’y a pas de différence entre employés, stagiaires, managers, CEO…

L’entreprise est complètement horizontale. Il n’y a pas de différence entre les étudiants, les stagiaires, les employés à plein temps. Frederikke nous confie que chez IIH Nordic, ils essayent que tous les stagiaires se sentent bien, et qu’il y ait une très grande égalité dans les rôles ainsi qu’une très bonne intégration. « Pour moi, c’était assez perturbant au début, je ne savais pas qui était un employé plein temps ou un stagiaire » nous confie Frederikke en rigolant. IIH Nordic donne aussi beaucoup de libertés aux employés, ils peuvent notamment choisir sur quels sujets, ils souhaitent travailler. 

Une entreprise qui se sent responsable du bien-être de ses employés

La santé au cœur du management

Tous les jeudis durant 1 heure les employés ont la possibilité de prendre une pause et d’aller dans le gymnase des locaux afin de faire des exercices de fitness – donnés par un coach – dans le but de stimuler l’énergie et la créativité. Les employés sont également libres d’aller courir 25 minutes quand ils le souhaitent, afin de décompresser ou de faire une pause. D’autres vont brainstormer en allant jouer au ping-pong ou au baby-foot qui sont accessibles dans les locaux. « Même le CEO vient parfois jouer au ping-pong avec nous » nous confie Frederikke en rigolant ! 

Une entreprise socialement responsable et respectueuse de l’environnement

Quand une personne est licenciée de l’entreprise, IIH Nordic se sent responsable et l’aide à retrouver un bon emploi qui lui plaise ! IIH Nordic ne néglige pas non plus son impact sur l’environnement : des trottinettes électriques sont mises à disposition des employés afin qu’ils puissent se rendre à des réunions extérieures rapidement tout en étant respectueux de l’environnement et en réduisant les coûts des taxis.

La culture du feedback afin de limiter les conflits

“Depuis que je suis ici, je n’ai jamais été confrontée à un conflit, nous travaillons dans une atmosphère très relax, le CEO est accessible et il travaille au milieu de nous tous ! ». La confiance règne entre les employés, « je n’ai jamais entendu quelqu’un élever la voix ici, tout le monde se respecte ». IIH Nordic utilise également « Office Vibe » pour des questionnaires réguliers : avoir des feedback des employés est une clé pour générer plus de motivation, d’engagement et de bonheur au travail. “Office Vibe” permet à IIH Nordic de savoir si les employés sont satisfaits ou reconnaissants envers l’entreprise. Pour Frederikke, la satisfaction est plus intéressante que le bonheur au travail.

IIH Nordic met également l’accent sur les moments partagés et organise des « lucky lunch » Le temps du repas entre collègues est très important ! L’idée qu’IIH Nordic a mise en place est celle d’un déjeuner avec un collègue pris au hasard afin d’assurer plus de cohésion entre les collaborateurs. Ces déjeuners ont pour but d’améliorer les relations entre les employés et pour que ces derniers apprennent à mieux se connaître. En effet, selon Frederikke, les bonnes relations permettent d’accroître la confiance et de travailler mieux ensemble ! 

IIH Nordic félicité pour son modèle 4DWW qui a porté ses fruits ! 

Alors si passer d’une semaine de 5 jours à 4 n’est pas un changement facile, IIH Nordic a brillamment relevé le défi ! Le seul moyen de réussir est de se préparer correctement à de tels changements, d’utiliser les bons outils au bon moment et de parvenir à fédérer tout le monde. 
IIH Nordic est un exemple phare de ce modèle. Les employés sont inclus du début à la fin du processus. Aujourd’hui, ils sont plus motivés, moins malades, plus heureux, plus productifs, créatifs et efficaces. Pour sûr cela a un impact positif sur l’entreprise. En effet, IIH Nordic a vu sa productivité, ses innovations et son profit augmenter. IIH Nordic a d’ailleurs reçu de nombreux prix !  

En synthèse

IIH est notre entreprise coup de cœur au Danemark . Nous avons été marquées par des thématiques qui sont ressorties lors de cet entretien :

• L’importance de la confiance entre l’employé et l’employeur : travail à distance, arrêts maladie, possibilité d’aller faire du sport pendant les heures de travail…
• La flexibilité des horaires du travail : beaucoup commencent leur travail à 7h du matin pour finir à 15h, afin de partager des moments en familles.
• La flexibilité du travail à domicile grâce à aux nouvelles technologies : les Danois utilisent énormément Skype for Business ou encore Face Time, de plus, presque tout le monde a un portable et Internet payés par l’entreprise, afin que chacun puisse travailler de chez soi si besoin ! 
• L’importance de la famille, un management qui reflète la société danoise : la famille a notamment une place cruciale dans la société ce qui a un impact direct sur la vie au travail. Au Danemark, il n’y a pas de système de nourrices donc les parents doivent aller chercher leurs enfants à l’école entre 15h et 17h. Ainsi, beaucoup d’employés quittent relativement tôt leur lieu de travail, quitte à retravailler le soir de la maison quand les enfants sont couchés.
• Une hiérarchie très plate, tout employé a son mot à dire, et il n’y a pas de tabou ! Peu importe l’entreprise pour laquelle on travaille, l’entreprise au Danemark est très plate et les employés ont beaucoup de libertés basées sur un contrat de confiance entre l’employé et son employeur.